Thông tin mà bạn đã lưu trữ trong hộp thư đến có thể khá có giá trị, đặc biệt nếu bạn sử dụng địa chỉ email đó cho mục đích công việc. Mặc dù bạn có thể có một hệ thống đang được tiến hành để sao lưu các email của mình, nhưng bạn đã triển khai một hệ thống để sao lưu danh bạ Outlook? Cách bạn tiếp cận mọi người, cũng như địa chỉ email của họ, là những yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn. Ngoài ra, nếu bạn giống như nhiều người, bạn có thể không bận tâm đến việc lưu địa chỉ email của một người vào bộ nhớ. Bạn chỉ cần thêm họ làm địa chỉ liên hệ Outlook mới, sau đó bắt đầu nhập tên của họ vào Đến trường tin nhắn khi bạn muốn liên hệ với họ. May mắn thay, quá trình sao lưu danh bạ Outlook của bạn rất đơn giản và có một số cách mà bạn có thể thực hiện.
Tạo tệp liên hệ Outlook sao lưu
Quá trình sao lưu danh bạ Outlook của bạn có thể được thực hiện trực tiếp trong Microsoft Outlook 2010. Ngoài ra, ngay cả khi bạn có số lượng liên hệ rất cao, tệp không lớn lắm và có thể dễ dàng sao chép hoặc gửi email đến một vị trí khác.
Bắt đầu sao lưu tệp danh bạ Outlook của bạn bằng cách khởi chạy Microsoft Outlook 2010. Nhấp vào Tập tin ở góc trên bên trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Mở ở phía bên trái của cửa sổ. Thao tác này sẽ khởi chạy một menu mới ở giữa màn hình, trên đó bạn cần nhấp vào Nhập khẩu. Tôi biết rằng chúng tôi thực sự đang xuất một tệp, nhưng đây là cách nhanh nhất để truy cập tiện ích bạn cần để xuất danh bạ của mình trong Outlook.
Nhấn vào Xuất sang tệp , sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút. Có một số tùy chọn định dạng tệp trên màn hình này có thể hữu ích nếu bạn cần di chuyển thông tin liên hệ của mình sang một chương trình thư khác nhưng hiện tại, hãy chọnTệp dữ liệu Outlook (.pst) tùy chọn, sau đó nhấp vàoKế tiếp. Nhấn vào Liên lạc thư mục ở giữa cửa sổ, sau đó nhấp vào Kế tiếp.
Nhấn vào Duyệt qua ở đầu cửa sổ, chọn một vị trí trên máy tính của bạn nơi bạn muốn lưu tệp, sau đó nhấp vào Hoàn thành để tạo tệp liên hệ Outlook sao lưu. Có một số cách bổ sung mà bạn có thể sửa đổi quy trình sao lưu này mà chúng ta sẽ thảo luận trong phần tiếp theo.
Tùy chọn sao lưu danh bạ Outlook bổ sung
Một cách thú vị để kết hợp phương pháp sao lưu này với lưu trữ đám mây là đọc bài viết này về cách cài đặt thư mục SkyDrive vào PC Windows của bạn, sau đó chọn thư mục SkyDrive đó làm vị trí lưu cho tệp sao lưu Outlook của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn truy cập tệp từ máy tính của mình, đồng thời tạo bản sao của tệp đó trên đám mây trong trường hợp máy tính của bạn gặp sự cố hoặc bị đánh cắp.
Một tùy chọn khác để tối ưu hóa quy trình này và đảm bảo rằng tệp sao lưu của bạn được an toàn, đó là gửi tệp qua email cho chính bạn sau khi quá trình sao lưu hoàn tất. Vì tệp danh bạ Outlook của bạn phải đủ nhỏ để gửi email, điều này sẽ tạo một bản sao của tệp danh bạ trên máy chủ email của bạn, cho phép bạn truy cập tệp từ bất kỳ máy tính nào.
Trước đây tôi đã nói rõ rằng tôi là một fan hâm mộ lớn của chương trình sao lưu CrashPlan và đây là một ví dụ mà bạn có thể hiểu tại sao. Cài đặt mặc định trong CrashPlan đã được đặt để sao lưu vị trí mặc định của tệp Outlook của bạn, vì vậy, nếu bạn có CrashPlan trên máy tính của mình, nó đã sao lưu thông tin này.