Outlook 2016 cung cấp một số công cụ khác nhau giúp bạn tự động sắp xếp email của mình. Điều này được thực hiện với các quy tắc, thậm chí có thể được định cấu hình để thực hiện điều gì đó như gửi thư trả lời vắng mặt. Khi bạn bắt đầu sử dụng các quy tắc để tự động sắp xếp thư dựa trên chủ đề hoặc người gửi, bạn sẽ thấy rằng cấp độ tổ chức của mình giúp bạn dễ dàng tìm thấy email bạn cần.
Đôi khi, bạn có thể muốn đảm bảo rằng bạn không mất bất kỳ thông tin quan trọng nào trong các thư mục Outlook của mình, vì vậy bạn có thể bắt đầu xem xét việc tạo bản sao lưu của một số trong số chúng. Tuy nhiên, tệp sao lưu Outlook có thể lớn và mất một khoảng thời gian để tạo, vì vậy thay vào đó, bạn có thể chọn tập trung vào việc chỉ tạo bản sao lưu của một thư mục cụ thể. Hướng dẫn dưới đây của chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sao lưu một thư mục trong Outlook 2016 vào một tệp riêng biệt mà bạn có thể lưu và di chuyển đến một vị trí khác trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với tệp Outlook ban đầu của bạn.
Cách tạo bản sao lưu của một thư mục trong Outlook 2016
Các bước trong bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách tạo bản sao lưu của một thư mục email cho tài khoản mà bạn đã định cấu hình trong Outlook 2016. Bạn sẽ có thể lưu bản sao lưu của thư mục này vào một vị trí trên máy tính và bạn sẽ có thể chọn xem bạn muốn bản sao lưu đó là tệp .csv hay tệp .pst. Tệp .csv có thể được mở trong một số chương trình khác nhau, chẳng hạn như Notepad hoặc Excel, trong khi tệp .pst có thể được mở trong Outlook. Nếu bạn định nhập bản sao lưu của thư mục vào một cài đặt Outlook khác, thì bạn có thể muốn chọn .pst. Nếu bạn chỉ muốn có thể dễ dàng truy cập các email sau này, thì bạn có thể muốn sử dụng .csv.
Bước 1: Mở Outlook 2016.
Bước 2: Nhấp vào Tập tin ở trên cùng bên trái của cửa sổ.
Bước 3: Chọn Mở / Xuất trong cột ở bên trái cửa sổ.
Bước 4: Nhấp vào Nhập khẩu xuất khẩu cái nút.
Bước 5: Chọn Xuất sang tệp , sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 6: Chọn loại tệp sao lưu mà bạn muốn tạo, sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 7: Nhấp vào thư mục mà bạn muốn sao lưu, sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 8: Nhấp vào Duyệt qua và chọn một vị trí trên máy tính của bạn nơi bạn muốn lưu bản sao lưu, sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 9: Nhấp vào Hoàn thành để tạo bản sao lưu của thư mục. Lưu ý rằng quá trình này có thể mất một chút thời gian nếu bạn có nhiều email trong thư mục đó.
Mặc dù các bước trong hướng dẫn này đặc biệt nhằm giúp bạn sao lưu một thư mục email, nhưng về cơ bản bạn cũng có thể sử dụng cùng một phương pháp để sao lưu danh bạ của mình. Tìm hiểu cách xuất danh bạ từ Outlook sang định dạng mà bạn có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa trong Microsoft Excel.