Các phiên bản Microsoft Outlook cũ hơn bị giảm hiệu suất do kích thước của tệp Outlook sẽ tăng lên. Do đó, một tính năng lưu trữ tồn tại trong Microsoft Outlook 2010 mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ các tệp cũ, chẳng hạn như email cũ, danh bạ, danh sách phân phối và mục lịch.
Mặc dù người dùng Microsoft Outlook 2010 sẽ không gặp phải tình trạng chậm chương trình giống như người dùng các phiên bản cũ, nhưng người dùng lịch và email ngày nay đang nhận và gửi lượng dữ liệu lớn hơn, có thể nhanh chóng tăng kích thước của tệp Outlook PST. Do đó, mặc dù không còn cần thiết phải lưu trữ tệp trong Outlook như trước đây, nhưng vẫn là một phương pháp hay để giảm kích thước tệp và cải thiện hiệu suất của chương trình email của bạn.
Sử dụng Công cụ lưu trữ trên Lịch Outlook 2010
Nếu bạn đã quen với việc sửa đổi cài đặt trong các phiên bản cũ hơn của chương trình Microsoft Office, thì bố cục và cấu trúc của Microsoft Outlook 2010 có thể hơi khó hiểu. Hầu hết các tùy chọn có thể định cấu hình trong phiên bản Outlook này được tìm thấy bằng cách nhấp vào Tập tin ở góc trên bên trái của cửa sổ. Mô hình điều hướng này cũng đúng cho các mục đích của hướng dẫn này, vì vậy hãy nhấp vào Tập tin chuyển hướng. Nhấp vào nút Thông tin ở phía bên trái của cửa sổ để hiển thị một tập hợp các tùy chọn khác nhau trong phần chính của cửa sổ Outlook 2010.
Nhấn vào Công cụ dọn dẹp ở giữa cửa sổ, sẽ hiển thị menu thả xuống với một loạt các lựa chọn bổ sung. Nhấn vào Lưu trữ ở cuối trình đơn thả xuống này.
Một Lưu trữ cửa sổ bây giờ sẽ được mở phía trên cửa sổ Outlook 2010 của bạn. Nếu bạn muốn lưu trữ toàn bộ tệp Outlook 2010 của mình, bạn có thể nhấp vào Lưu trữ tất cả các thư mục theo cài đặt Tự động lưu trữ ở đầu cửa sổ. Tuy nhiên, để chỉ lưu trữ lịch Outlook 2010 của bạn, hãy kiểm tra Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con lựa chọn.
Nhấn vào Lịch để chọn lịch mặc định cho hồ sơ Outlook 2010 hiện tại của bạn. Nếu bạn muốn lưu trữ một lịch khác, chẳng hạn như Lịch Internet, thì hãy chọn tùy chọn đó để thay thế. Nếu bạn thấy mũi tên ở bên trái tùy chọn lịch mong muốn của mình, điều đó có nghĩa là có nhiều lịch trong mục đó. Nếu bạn chọn tùy chọn ở bên phải của mũi tên, Outlook sẽ lưu trữ mọi lịch trong phần đó.
Hoàn thiện cài đặt cho kho lưu trữ lịch Outlook 2010 của bạn bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống ở bên phải Lưu trữ các mục cũ hơn và chọn ngày mà bạn muốn lưu trữ tất cả các mục trong tệp của mình trước đó. Nhấn vào VÂNG để tiếp tục lưu trữ lịch Outlook 2010 của bạn.