Người dùng Microsoft Excel 2010 luôn tìm kiếm cách tốt nhất để tổ chức và sắp xếp dữ liệu trong bảng tính của họ. Điều này có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau và tình huống của bạn có thể sẽ là tình huống quyết định trong việc xác định phương pháp nào phù hợp với bạn. Tuy nhiên, một bảng tổng hợp trong Microsoft Excel 2010 là một công cụ tuyệt vời để tóm tắt dữ liệu bạn có và tìm kiếm thông tin bạn cần. Bảng tổng hợp lý tưởng cho các trường hợp trong đó bạn có một mục cụ thể mà bạn muốn tóm tắt, chẳng hạn như sản phẩm hoặc ngày tháng và một tập hợp dữ liệu phụ mà bạn muốn tóm tắt dựa trên các thông số đó.
Khi nào tôi nên sử dụng bảng tổng hợp?
Việc xác định khi nào bạn nên sử dụng bảng tổng hợp có thể khá khó khăn, vì vậy điều đầu tiên cần làm là tìm ra loại thông tin bạn đang cố gắng lấy. Lý tưởng nhất là bảng tổng hợp nên được sử dụng khi câu hỏi bạn đang cố gắng trả lời tương tự như Chúng tôi đã bán bao nhiêu xx? hoặc là Chúng tôi đã kiếm được bao nhiêu tiền khi bán xx? Đây là cả hai câu hỏi có thể được trả lời nếu bạn có một bảng tính với các cột chứa sản phẩm cột, một đơn vị bán cột, một giá cột và một tổng doanh số cột. Cũng có thể có các cột khác, nhưng bạn phải có một cột chứa dữ liệu cho mỗi phần thông tin mà bạn muốn tóm tắt. Ví dụ, trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng tôi có năm cột, mặc dù tôi chỉ cần dữ liệu từ bốn cột trong số đó.
Tôi có thể tạo bảng tổng hợp để tóm tắt dữ liệu có trong bảng tính này, điều này sẽ giúp tôi không phải tự mình xác định câu trả lời theo cách thủ công. Mặc dù sẽ không khó với một tập hợp dữ liệu nhỏ như thế này, nhưng việc tổng hợp dữ liệu theo cách thủ công có thể là một nỗ lực cực kỳ tẻ nhạt khi bạn xử lý hàng nghìn phần dữ liệu, vì vậy bảng tổng hợp có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc theo đúng nghĩa đen.
Cách tạo bảng tổng hợp
Xác định cột nào chứa dữ liệu mà bạn muốn tóm tắt, sau đó đánh dấu các cột đó.
Khi tất cả dữ liệu của bạn được chọn, hãy nhấp vào Chèn ở đầu cửa sổ, nhấp vào PivotTable biểu tượng trong Những cái bàn của dải băng, sau đó nhấp vào PivotTable lựa chọn. Nếu bạn chưa biết, ribbon là thanh menu ngang ở trên cùng của cửa sổ. Hình ảnh dưới đây cho thấy cả hai Chèn tab và PivotTable các mục mà bạn muốn nhấp vào.
Điều này mở ra một cái mới Tạo PivotTable cửa sổ, như hình bên dưới. Tất cả thông tin trên cửa sổ này đều chính xác vì dữ liệu bạn đã đánh dấu trước đó, vì vậy bạn có thể chỉ cần nhấp vào VÂNG cái nút.
Bảng tổng hợp của bạn sẽ mở ra dưới dạng trang tính mới trong sổ làm việc Excel. Ở phía bên phải của trang tính này là một Danh sách trường PivotTable cột chứa tên của các cột mà bạn đã chọn trước đó. Chọn hộp ở bên trái của mỗi tên cột sẽ được bao gồm trong bảng tổng hợp. Tôi đã không kiểm tra Giá vì tôi không cần hiển thị dữ liệu tóm tắt đó trong bảng tổng hợp của mình.
Thao tác này sẽ thay đổi thông tin hiển thị trên màn hình để bảng tổng hợp đã hoàn thành của bạn được hiển thị. Bạn sẽ lưu ý rằng tất cả dữ liệu đều được tóm tắt nên trong ví dụ của chúng tôi, bạn có thể thấy số lượng từng sản phẩm đã được bán và tổng khối lượng đô la của tất cả các lần bán hàng đó.
Tuy nhiên, khi bạn xử lý nhiều mục hàng, các báo cáo thuộc loại này có thể trở nên khó đọc. Do đó, tôi muốn tùy chỉnh các bảng tổng hợp của mình một chút bằng cách sử dụng các tùy chọn trên Thiết kế tab của Công cụ PivotTable phần của dải băng. Nhấn vào Thiết kế ở đầu cửa sổ để xem các tùy chọn này.
Một cách để dễ đọc bảng tổng hợp là kiểm tra Các hàng có dải tùy chọn trong Tùy chọn kiểu PivotTable phần của dải băng. Điều này sẽ thay thế các màu hàng trong bảng tổng hợp của bạn, giúp báo cáo dễ đọc hơn nhiều.
