Bạn có địa chỉ email cũ đang chuyển tiếp thư đến tài khoản Gmail của mình không? Hay bạn quản lý một tài khoản riêng và chuyển tiếp thư từ tài khoản đó sang Gmail vì giao diện tốt hơn và việc quản lý mọi thứ ở một nơi đơn giản hơn? Nếu bạn có thể trả lời “có” cho một trong hai câu hỏi này, thì bạn có thể muốn tách các email được chuyển tiếp đến Gmail khỏi các tài khoản khác đó, thay vì tích lũy chúng trong Hộp thư đến chung của mình. Bằng cách sử dụng kết hợp các bộ lọc và nhãn, có thể tự động chuyển các thư được chuyển tiếp trong Gmail vào thư mục riêng biệt của chúng hoặc “nhãn”. Điều này sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn các thư được chuyển tiếp đó với các thư được gửi trực tiếp đến tài khoản Gmail của bạn và giúp tránh bất kỳ thông tin liên lạc khó hiểu nào có thể xảy ra do kết quả của nó.
Sắp xếp các email được chuyển tiếp với bộ lọc và nhãn của Gmail
Tôi có rất nhiều tài khoản email khác nhau mà tôi quản lý trong Gmail và các dịch vụ email khác và việc kiểm tra từng tài khoản có thể gây khó chịu. Tôi thực sự thích giao diện Web Gmail mặc định và muốn quản lý mọi thứ ở đó. Vì vậy, tôi đã thiết lập tất cả các tài khoản đó để chuyển tiếp thư đến một tài khoản Gmail, nơi chúng được lọc hiệu quả thành các thư mục hoặc nhãn riêng biệt. Khi kiểm tra từng nhãn đó, tôi biết tài khoản email nào là mục tiêu của những thư đó và tôi có thể trả lời thư một cách thích hợp, nếu cần. Nó cũng xóa những thứ lộn xộn không cần thiết khỏi Hộp thư đến chính, nơi tôi muốn có càng ít thư càng tốt. Quá trình được mô tả bên dưới sẽ giả định rằng bạn đã thiết lập chuyển tiếp đến tài khoản Gmail của mình và bạn đã hoàn tất quá trình xác minh mà hành động yêu cầu.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail nơi thư của bạn đang được chuyển tiếp.
Bước 2: Mở rộng các nhãn (thư mục) ở phía bên trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Tạo nhãn mới liên kết. Bạn có thể sẽ cần phải nhấp vào Hơn ở cuối các nhãn hiện tại của bạn để hiển thị liên kết này.
Bước 3: Nhập tên cho nhãn mới vào trường ở đầu cửa sổ (Tôi đang sử dụng “Tin nhắn được chuyển tiếp” vì mục đích đơn giản, nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng thứ gì đó dễ dàng xác định nguồn của các tin nhắn được chuyển tiếp), sau đó nhấp vào Tạo ra cái nút. Bạn có thể sử dụng tùy chọn lồng nhau nếu bạn muốn đưa nhãn mới vào bên dưới nhãn đã có nhưng vì lợi ích của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tạo một nhãn cấp cao nhất khác.
Bước 4: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ, sau đó nhấp vào Cài đặt.
Bước 5: Nhấp vào màu xanh lam Bộ lọc liên kết ở giữa cửa sổ.
Bước 6: Nhấp vào Tạo bộ lọc mới liên kết.
Bước 7: Nhập địa chỉ email mà từ đó các thư đang được lọc vào Đến trường, sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này liên kết.
Bước 8: Chọn hộp bên trái của Áp dụng nhãn, chọn nhãn bạn đã tạo trước đó, chọn hộp bên trái Đồng thời áp dụng bộ lọc cho x cuộc hội thoại phù hợp (giá trị x sẽ bằng số lượng thư hiện có trong Gmail đã được chuyển tiếp từ tài khoản đó), sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc cái nút.
Sau đó, Gmail sẽ chạy bộ lọc trên các cuộc hội thoại hiện có của bạn và chuyển tất cả các thư phù hợp với tiêu chí này sang nhãn mà bạn đã tạo trước đó. Ngoài ra, tất cả các thư trong tương lai được chuyển tiếp từ tài khoản đó sẽ tự động được chuyển đến nhãn này.
Bạn có thể nhận thấy rằng có nhiều tùy chọn khác mà bạn có thể đã áp dụng cho bộ lọc mà bạn vừa tạo. Nếu bạn chỉ muốn chuyển một số thư được chuyển tiếp của mình vào nhãn này, thì bạn có thể sử dụng các mục đó để lọc thêm thư của mình. Có rất nhiều điều bạn có thể làm với các bộ lọc trong Gmail và bạn có thể đưa Hộp thư đến của mình lên một cấp độ tổ chức hoàn toàn khác bằng cách tùy chỉnh các bộ lọc Gmail của mình.