Nếu bạn sử dụng Outlook 2010 thường xuyên và bạn nhận và gửi rất nhiều thư, thì tệp dữ liệu của bạn sẽ rất lớn. Tuy nhiên, nếu bạn dành thời gian để điều tra xem phần lớn kích thước tệp đó đến từ đâu, bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng phần lớn kích thước tệp đó được tìm thấy trong Các mục đã Xóa thư mục. Nhiều người hoạt động theo giả định rằng khi họ xóa thư hoặc sự kiện lịch trong Microsoft Outlook 2010 thì những mục đó sẽ biến mất vĩnh viễn. Trên thực tế, chúng chỉ được chuyển đến thư mục Các mục đã Xóa. Bạn có thể làm trống thư mục này theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn, nhưng bạn cũng có thể cấu hình Outlook 2010 để tự động làm trống thư mục Các mục đã Xóa bất cứ khi nào bạn thoát khỏi chương trình. Đây là một tùy chọn tiện lợi hơn nhiều và tệp dữ liệu Outlook của bạn sẽ không phát triển một cách bình thường vì thùng rác của bạn.
Các mục đã xóa trong Outlook trống khi thoát
Đối với người dùng Outlook chắc chắn rằng họ sẽ không cần bất cứ thứ gì họ xóa, thì đây là một giải pháp lý tưởng. Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình thường xuyên khôi phục các mục từ thư mục Các mục đã Xóa, thì cài đặt này có thể không dành cho bạn. Khi thư mục Các mục đã Xóa được làm trống và Outlook 2010 bị đóng, không thể khôi phục bất kỳ thứ gì đã bị xóa. Nếu đây là một tùy chọn mà bạn có thể sống cùng, hãy tiếp tục với quy trình bên dưới. Nếu bạn chưa sẵn sàng loại bỏ các mục trong thư mục Các mục đã Xóa, bạn có thể xóa chúng theo cách thủ công bằng cách bấm chuột phải vào một mục trong thư mục Các Mục đã Xóa, sau đó bấm Xóa bỏ. Bạn có thể chọn nhiều mục cùng một lúc bằng cách nhấn giữ Điều khiển hoặc là Sự thay đổi khi bạn nhấp vào hoặc bạn có thể nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào Các mục đã Xóa thư mục, sau đó nhấp vào Thư mục trống để xóa nội dung của thư mục.
Bắt đầu quá trình định cấu hình Outlook 2010 để làm trống các mục đã xóa của bạn khi thoát bằng cách khởi chạy Outlook.
Nhấp vào quả cam Tập tin ở góc trên bên trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Tùy chọn ở cuối cột bên trái.
Nhấn vào Trình độ cao trong cột ở bên trái của Tùy chọn Outlook cửa sổ.
Tìm kiếm Khởi động và thoát Outlook ở giữa cửa sổ. Bên dưới phần đó là một tùy chọn cho biết Làm trống thư mục Các mục đã Xóa khi thoát khỏi Outlook. Chọn hộp bên trái của tùy chọn đó, sau đó nhấp vào VÂNG ở cuối cửa sổ.
Mỗi khi bạn đóng Outlook 2010 ngay bây giờ, chương trình sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc để bạn có thể nhấp vào Đúng để xóa mọi thứ trong thư mục Các mục đã Xóa của bạn hoặc bạn có thể nhấp vào Không nếu bạn muốn giữ mọi thứ trong thư mục đó. Điều này cung cấp cho bạn một lần cuối cùng an toàn trong trường hợp bạn vô tình xóa một cái gì đó mà bạn muốn giữ lại.
Tuy nhiên, bạn có thể xóa tùy chọn này bằng cách cuộn xuống cuối Trình độ cao tab trên OTùy chọn utlook thực đơn. Tìm phần Khác, sau đó xóa dấu kiểm từ hộp bên trái của Nhắc xác nhận trước khi xóa vĩnh viễn các mục. Outlook 2010 bây giờ sẽ chỉ làm trống thư mục đó bất cứ khi nào bạn đóng chương trình mà không yêu cầu bất kỳ đầu vào nào từ bạn.