Tạo danh sách phân phối trong Outlook 2013 có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó thực sự tương tự như cách bạn tạo liên hệ ngay từ đầu. Đây cũng là thứ có thể có lợi cho các hoạt động học tập, làm việc hoặc thậm chí là gửi email cá nhân.
Bạn có thường gửi email đến cùng một nhóm người chính xác không? Nhưng nhóm người đó có khá đông và việc thêm từng địa chỉ email theo cách thủ công có tốn nhiều thời gian không?
Điều này không chỉ có thể lãng phí thời gian mà còn rất dễ quên thêm ai đó khi bạn thêm nhiều địa chỉ email theo cách thủ công. Điều này có thể dẫn đến việc một người nào đó lạc lõng về một chủ đề quan trọng và thậm chí họ có thể nghĩ rằng bạn cố tình quên đưa chúng vào.
Đi nghỉ xa và muốn cho mọi người biết? Tìm hiểu cách tạo thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013.
Một cách để giải quyết vấn đề này là tạo danh sách phân phối. Về cơ bản, bạn đang tạo một danh sách các địa chỉ email có thể được thêm vào email dưới dạng một “địa chỉ liên hệ” thay vì một loạt các địa chỉ liên hệ riêng lẻ. Nó nhanh hơn, ít bị lỗi của con người hơn và nói chung sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút.
Lợi nhuận: Danh sách phân phối trong Outlook 2013Cách tạo danh sách phân phối trong Outlook 2013
In Tìm hiểu cách tạo danh sách phân phối trong Microsoft Outlook 2013 và nhanh chóng gửi email đến một nhóm người.
Thời gian hoạt động 5 phút Tổng thời gian 5 phút Sự khó khăn Trung bìnhVật liệu
- Các liên hệ Outlook hiện có hoặc danh sách các địa chỉ email
Công cụ
- Microsoft Outlook
Hướng dẫn
- Mở Outlook 2013.
- Bấm vào nút Sổ địa chỉ.
- Chọn tab Tệp, sau đó bấm Mục nhập Mới.
- Bấm Nhóm Liên hệ Mới, sau đó bấm OK.
- Bấm Thêm thành viên, sau đó chọn cách bạn muốn thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách phân phối của mình.
- Bấm đúp vào địa chỉ liên hệ hiện có và thêm địa chỉ email mới nếu cần.
- Nhập tên cho danh sách vào trường Tên, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng.
- Tạo email mới, nhập tên của danh sách phân phối vào trường Tới, CC hoặc BCC, nhấp vào danh sách phân phối từ danh sách kết quả, sau đó hoàn tất quá trình tạo email của bạn.
Ghi chú
Nếu bạn không muốn các thành viên trong danh sách phân phối của mình nhìn thấy những người bổ sung mà bạn đã gửi email, thì hãy đảm bảo thêm danh sách phân phối vào trường BCC.
© Matt Loại dự án: Hướng dẫn Outlook / Loại: Các chương trìnhHướng dẫn này tiếp tục bên dưới với thông tin bổ sung và hình ảnh về các bước này.
Cách tạo danh sách phân phối trong Outlook 2013
Các bước trong bài viết này được thực hiện trong Microsoft Outlook 2013, nhưng cũng sẽ hoạt động trong các phiên bản Outlook khác. Lưu ý rằng chúng tôi thực sự đang tạo một thứ gọi là Nhóm liên hệ, không phải danh sách phân phối, nhưng về mặt chức năng thì nó giống nhau. Phần đầu tiên của phần này cung cấp tổng quan nhanh về cách tạo danh sách phân phối. Tiếp tục đọc để biết thêm thông tin, bao gồm cả hình ảnh cho từng bước.
Bạn có danh sách liên hệ trong Excel mà bạn muốn truy cập vào Outlook không? Tìm hiểu cách nhập các địa chỉ liên hệ này.
Bước 1: Mở Outlook 2013.
Bước 2: Chọn Sổ địa chỉ trong dải băng ở đầu cửa sổ.
Bước 3: Chọn Tập tin ở đầu cửa sổ, sau đó chọn Lối đi mới lựa chọn.
Bước 4: Nhấp vào Nhóm liên hệ mới, sau đó nhấn vào VÂNG.
Bước 5: Nhấp vào Thêm thành viên , sau đó chọn phương thức mà bạn muốn thêm địa chỉ liên hệ đầu tiên của mình.
Bước 6: Nhấp đúp vào danh bạ hiện có và thêm địa chỉ email mới nếu cần.
Bước 7: Nhập tên cho danh sách phân phối vào Tên trường, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng khi bạn đã hoàn tất việc thêm tên.
Bước 8: Tạo một email mới, sau đó nhập tên của danh sách phân phối vào Đến ở đầu cửa sổ, sau đó chọn nó từ danh sách kết quả. Sau đó, bạn có thể tiếp tục nhập email của mình như bình thường.
Bây giờ bạn đã tạo danh sách phân phối này, sẽ dễ dàng hơn nhiều để nhanh chóng gửi email đến một nhóm lớn người đã xác định trước.
Nếu bạn thấy rằng đây là một cách hữu ích để quản lý các nhóm trên danh sách liên hệ, thì hãy cân nhắc tạo thêm danh sách phân phối, ngay cả khi danh sách đó chỉ dành cho một vài người. Khi bạn có thói quen tạo và sử dụng danh sách phân phối, bạn sẽ thấy rằng bạn không cần phải lo lắng về việc quên đưa ai đó vào thư.
Nếu bạn muốn gửi email đến danh sách phân phối của mình, nhưng bạn không muốn mọi người trong danh sách nhìn thấy địa chỉ của những người nhận khác, thì hãy bao gồm danh sách phân phối trong trường BCC. Bạn có thể bật trường BCC bằng cách chọn Tùy chọn ở đầu Soạn, biên soạn cửa sổ, sau đó chọn BCC lựa chọn.
Bạn đã thiết lập chữ ký cho tài khoản email của mình chưa? Tìm hiểu cách tạo chữ ký trong Outlook 2013 và cung cấp cho mọi người tất cả thông tin liên hệ mà bạn cho rằng họ có thể cần.
Xem thêm
- Cách vô hiệu hóa công việc ngoại tuyến trong Outlook
- Cách gạch ngang trong Outlook
- Cách tạo Vcard trong Outlook
- Cách xem danh sách người gửi bị chặn trong Outlook
- Cách thiết lập Gmail trong Outlook