Điều quan trọng là phải biết cách đặt thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013 nếu bạn có các liên hệ có thể gửi email cho bạn và họ cần biết rằng bạn có thể không nhận được thư trong một thời gian. Thư trả lời vắng mặt là nội dung sẽ được gửi ngay sau khi một email đến hộp thư đến của bạn trong Outlook 2013 và nội dung của thư trả lời vắng mặt có thể bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn có thể muốn truyền đạt.
Các bước dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013 nếu bạn có tài khoản email không phải là một phần của máy chủ Exchange. Điều này bao gồm các địa chỉ email được lưu trữ bởi các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Yahoo, Outlook.com hoặc một trong nhiều nhà cung cấp tương tự khác. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email cũng sẽ có thư trả lời vắng mặt mà bạn có thể cấu hình thông qua Cổng thông tin điện tử của họ, đây có thể là một lựa chọn tốt hơn, tùy thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
Danh sách phân phối trong Outlook có thể là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn thường xuyên cần gửi email cho cùng một nhóm lớn người và không muốn nhập từng địa chỉ riêng lẻ theo cách thủ công khi làm như vậy.
Cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook 2013
- Mở Outlook 2013.
- Nhấn vào Email mới cái nút.
- Nhập thông báo vắng mặt của bạn vào nội dung hộp văn bản của email.
- Nhấn vào Tập tin chuyển hướng.
- Nhấp chuột Lưu thành.
- Nhập tên cho mẫu vào Tên tệp trường, sau đó nhấp vào Lưu kiểu, mẫu, lựa chọn Mẫu Outlook, sau đó nhấn vào Cứu.
- Nhấn vào Trang chủ , nhấp vào Quy tắc nút, sau đó nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
- Nhấn vào Quy tắc mới cái nút.
- Nhấp chuột Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được, sau đó nhấn vào Kế tiếp.
- Nhấp chuột Kế tiếp, sau đó nhấn vào Đúng.
- Chọn Trả lời bằng một mẫu cụ thể tùy chọn, sau đó nhấp vào Một mẫu cụ thể.
- Nhấp chuột Nhìn vào, nhấp chuột Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp, sau đó chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp vào Mở.
- Nhấn vào Kế tiếp cái nút.
- Đặt bất kỳ ngoại lệ nào, sau đó nhấp vào Kế tiếp.
- Nhấn vào Hoàn thành cái nút.
Bài viết của chúng tôi tiếp tục bên dưới với thông tin và hình ảnh bổ sung cho các bước này. Có một chút phức tạp để thiết lập trả lời tự động trong Outlook và có một số nơi bạn có thể tùy chỉnh một số cài đặt mà chúng ta sẽ thảo luận thêm trong phần tiếp theo.
Cách tạo và kích hoạt thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013 (Hướng dẫn kèm theo hình ảnh)
Các bước dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo và kích hoạt trả lời vắng mặt trong phiên bản Outlook 2013 của Microsoft Office.
Khi ai đó gửi email cho bạn, Outlook sẽ tự động gửi thư trả lời kèm theo thông báo vắng mặt mà bạn tạo. Lưu ý rằng Outlook 2013 sẽ cần phải mở để tính năng này hoạt động. Nếu bạn không thể để Outlook 2013 mở trong toàn bộ thời gian mà bạn sẽ không có mặt tại văn phòng, thì tốt hơn hết bạn nên đặt trả lời vắng mặt trực tiếp thông qua máy chủ email của mình.
Các liên kết bên dưới sẽ chỉ cho bạn cách đặt thư trả lời vắng mặt cho một số nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nếu bạn không thể bật máy tính và Outlook 2013 của mình và chạy suốt thời gian vắng mặt.
- Cách đặt thư trả lời vắng mặt cho tài khoản Gmail
- Cách đặt thư trả lời vắng mặt cho tài khoản Yahoo
- Cách đặt thư trả lời vắng mặt cho tài khoản Outlook.com
Các bước dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013 nếu bạn không có tài khoản Exchange Server và đang sử dụng tài khoản IMAP hoặc POP3. Nếu bạn có Exchange, bạn có thể tạo thư trả lời vắng mặt hoặc các thư trả lời tự động khác của Office bằng cách đi tới Tệp> Thông tin> Trả lời Tự động.
Bước 1: Mở Outlook 2013.
Bước 2: Nhấp vàoEmail mới cái nút.
Bước 3: Nhập thông báo vắng mặt của bạn vào nội dung hộp văn bản của email.
Bước 4: Nhấp vào Tập tin ở trên cùng bên trái của cửa sổ.
Bước 5: Nhấp vào Lưu thành.
Bước 6: Nhập tên cho mẫu vào Tên tệp trường, sau đó nhấp vào Lưu kiểu, mẫu menu thả xuống, chọn Mẫu Outlook, sau đó nhấp vào Cứu cái nút.
Bước 7: Nhấp vào Trang chủ ở đầu cửa sổ, nhấp vào Quy tắc nút trong Di chuyển của dải băng, sau đó nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo cái nút.
Bước 8: Nhấp vào Quy tắc mới cái nút.
Bước 9: Nhấp vào Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được tùy chọn, sau đó nhấp vào Kế tiếp.
Bước 9: Nhấp vào Kế tiếp , trừ khi bạn chỉ muốn gửi thư trả lời Vắng mặt trong các điều kiện nhất định. Nếu bạn không chọn bất kỳ tùy chọn nào, hãy nhấp vào Đúng để xác nhận rằng bạn muốn quy tắc này áp dụng cho mọi thư bạn nhận được.
Bước 10: Chọn hộp kiểm ở bên trái của Trả lời bằng một mẫu cụ thể , sau đó nhấp vào Một mẫu cụ thể ở phần dưới cùng của cửa sổ.
Bước 11: Nhấp vào Nhìn vào trình đơn thả xuống, nhấp vào Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp tùy chọn, sau đó chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp vào Mở cái nút.
Bước 12: Nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 13: Đặt bất kỳ ngoại lệ nào bạn có thể muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm ở bên trái của mỗi tùy chọn đó, sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
Bước 14: Nhấp vào Hoàn thành để hoàn tất thiết lập tin nhắn vắng mặt của bạn và bắt đầu gửi trả lời tự động.
Như đã đề cập trước đó, máy tính của bạn sẽ cần được bật và Outlook 2013 sẽ cần phải mở để tính năng này hoạt động. Nếu máy tính của bạn được thiết lập ở chế độ ngủ hoặc ngủ đông sau một khoảng thời gian không hoạt động nhất định, thì phương pháp gửi thư trả lời vắng mặt trong Outlook 2013 này sẽ không hoạt động.
Khi bạn trở lại từ văn phòng, bạn có thể tắt quy tắc này bằng cách đi tới Quy tắc> Quản lý Quy tắc và Cảnh báo (nơi chúng ta đã ở bước 7 ở trên) sau đó nhấp vào hộp bên trái của quy tắc để xóa dấu kiểm. Rất tiếc, không có cách nào để chỉ định thời gian bắt đầu hoặc thời gian kết thúc bằng phương thức trả lời tự động này.
Các lưu ý bổ sung về việc sử dụng tính năng trả lời tự động trong Microsoft Outlook
- Thông thường, bạn nên bao gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc trong thư trả lời vắng mặt của bạn để các liên hệ qua email của bạn biết gần như thời điểm họ sẽ nhận được phản hồi từ bạn.
- Nếu bạn có quyền truy cập vào phiên bản dựa trên Web của tài khoản email của mình, chẳng hạn như tài khoản Outlook Web hoặc Gmail, thì tốt hơn hết bạn nên sử dụng phiên bản đó để gửi thư trả lời vắng mặt. Cả hai nhà cung cấp email đó đều có tùy chọn trả lời trong kỳ nghỉ dành riêng để bạn có thể tự động hóa việc này tốt hơn một chút, thậm chí cho phép bạn chọn phạm vi ngày cho thời điểm bạn không rảnh.
- Hộp thoại Quy tắc có thể được sử dụng cho nhiều hơn một câu trả lời vắng mặt. Tôi có thể sử dụng nó để tạo ra các phản hồi khác nhau cho những người bên ngoài tổ chức của tôi hoặc những người bên trong tổ chức của tôi và tôi có thể tự động lọc email dựa trên chủ đề hoặc người gửi.
- Hướng dẫn trên nhằm giúp bạn tạo thư trả lời vắng mặt nếu bạn không có tài khoản Exchange. Nếu bạn có, thì toàn bộ quá trình này đơn giản hơn nhiều. Có một trợ lý vắng mặt trên Tập tin nơi bạn có thể định cấu hình các câu trả lời tự động và thậm chí chỉ định khoảng thời gian cho những câu trả lời đó. Cửa sổ trả lời tự động cũng có một tab tổ chức riêng cho cả hai Bên ngoài tổ chức của tôi và Bên trong tổ chức của tôi danh bạ để bạn có thể điều chỉnh từng tin nhắn trả lời riêng biệt.
Bạn có muốn Outlook 2013 kiểm tra thư mới thường xuyên hơn không? Điều chỉnh cài đặt gửi và nhận trong Outlook 2013 để kiểm tra thư mới thường xuyên như bạn muốn.
Xem thêm
- Cách vô hiệu hóa công việc ngoại tuyến trong Outlook
- Cách gạch ngang trong Outlook
- Cách tạo Vcard trong Outlook
- Cách xem danh sách người gửi bị chặn trong Outlook
- Cách thiết lập Gmail trong Outlook