Khi bạn lần đầu tiên tạo một tập hợp dữ liệu trong Microsoft Excel 2010, có thể có rất nhiều mục nhập dữ liệu đang xảy ra. Mặc dù về bản chất, đây là một hoạt động tẻ nhạt, nhưng nó có thể được thực hiện nhiều hơn thế nếu bạn chỉ nhập các giá trị hơi khác nhau trên mỗi hàng. Ví dụ: “Sản phẩm 1, Sản phẩm 2, Sản phẩm 3”, v.v.
Điều này không chỉ gây khó chịu mà còn có thể mắc một số lỗi nhất định, tùy thuộc vào kỹ năng đánh máy của bạn và độ phức tạp của từ mà bạn đang gõ liên tục. Đó là lý do tại sao việc biết cách tự động đánh số các giá trị trong một chuỗi trong Excel 2010 có thể rất hữu ích.
Tuy nhiên, Excel 2010 bao gồm một tính năng được gọi là Tự động điền, bạn có thể khai thác tính năng này để tự động đánh số hàng. Chỉ cần nhập hai giá trị từ chuỗi của bạn, bạn có thể yêu cầu Tự động điền để hoàn thành chuỗi, bất kể bạn yêu cầu bao nhiêu giá trị.
Mục lục ẩn 1 Cách đánh số tự động trong Excel 2010 2 Cách tự động đánh số hàng trong Excel 2010 (Hướng dẫn kèm hình ảnh) 3 Cách sử dụng hàm hàng để đánh số tự động trong Excel 2010 4 Tại sao tôi muốn sử dụng đánh số tự động trong Excel? 5 Cách Bật hoặc Tắt Xử lý Điền trong Excel 2010 6 Thông tin thêm về Cách Tự động Đánh số trong Excel 7 Nguồn Bổ sungCách thực hiện đánh số tự động trong Excel 2010
- Mở tệp Excel của bạn.
- Nhập giá trị đầu tiên vào một ô trong một cột.
- Đặt giá trị thứ hai vào ô bên dưới nó.
- Nhấp và giữ vào ô trên cùng, sau đó kéo xuống để chọn ô thứ hai.
- Nhấp và giữ vào ô điều khiển ở dưới cùng bên phải của các ô đã chọn.
- Kéo xuống để chọn các ô mà bạn muốn đánh số tự động.
- Bỏ nút chuột của bạn.
Bài viết của chúng tôi tiếp tục bên dưới với thông tin bổ sung về cách đánh số tự động trong Excel, bao gồm hình ảnh của các bước này.
Cách tự động đánh số hàng trong Excel 2010 (Hướng dẫn kèm hình ảnh)
Đây là giải pháp hoàn hảo nếu bạn đang nhập các giá trị tuần tự theo một mẫu. Chỉ cần nhập số lượng giá trị cần thiết để thiết lập mẫu, sau đó kích hoạt Tự động điền để hoàn thành số giá trị bạn yêu cầu. Tuy nhiên, Tự động điền không thể đọc được suy nghĩ. Nếu không có mẫu hoặc trình tự rõ ràng trong bộ giá trị mà bạn đã đánh dấu, Excel sẽ không thể tự động hoàn thành các giá trị của bạn.
Bắt đầu bằng cách mở tệp Excel mà bạn muốn đánh số tự động.
Bước 1: Nhập giá trị đầu tiên và giá trị thứ hai của chuỗi của bạn vào một cột.
Nếu trình tự của bạn yêu cầu nhiều hơn hai giá trị để tự thiết lập, hãy nhập số giá trị cần thiết.
Bước 2: Nhấp vào giá trị trên cùng, sau đó kéo chuột để chọn phần còn lại của các giá trị bạn vừa nhập.
Bước 3: Nhấp vào chốt điền ở góc dưới bên phải của ô.
Con trỏ chuột của bạn sẽ chuyển sang + biểu tượng khi bạn đã định vị chính xác con chuột.
Bước 4: Kéo hộp lựa chọn xuống cho đến khi hộp xem trước cho biết số cuối cùng của trình tự mà bạn muốn tạo, sau đó thả chuột.
Ví dụ: tôi muốn điền các ô trong cột này cho đến khi chuỗi hiển thị giá trị Sản phẩm 10.
Bạn có thể mở rộng trình tự của mình bằng cách chỉ cần nhấp vào một vài giá trị cuối cùng và lặp lại quá trình này. Nếu Excel không thể xác định trình tự của bạn, nó sẽ chỉ bắt đầu lặp lại lựa chọn của bạn trong các ô sau lựa chọn của bạn.
Cách sử dụng hàm hàng để đánh số tự động trong Excel 2010
Một tùy chọn khác có sẵn cho bạn bao gồm một công thức giống như sau:
= ROW (XX)
Nếu bạn thay thế phần “XX” của công thức đó bằng một số ô thì Excel sẽ hiển thị số đó trong ô chứa công thức. Đây là một cách tiện dụng để đánh số hàng, vì sau đó bạn có thể sao chép và dán công thức đó vào các ô khác và số sẽ tự động cập nhật với số hàng tương đối.
Bạn cũng có thể tận dụng chức năng này để kết hợp công thức Hàng vào các công thức khác và sử dụng dữ liệu đó như một phần của hệ thống đánh số lớn hơn hoặc phức tạp hơn.
Mặc dù sử dụng hàm hàng như một phương tiện để thực hiện đánh số tự động trong Excel có thể là một giải pháp thay thế tốt hơn trong một số trường hợp, nhưng nếu bạn muốn điền vào các hàng bằng số sê-ri liên tiếp đơn giản thì trước tiên bạn nên thử phương pháp xử lý điền.
Tại sao tôi muốn sử dụng đánh số tự động trong Excel?
Bạn đã bao giờ gõ thủ công một loạt số lớn vào các ô trong một cột chưa? Mặc dù những người đánh máy nhanh không mắc nhiều lỗi có thể tự điền số hàng bằng cách nhập chúng vào một cột trong Excel, nhưng nhiều người trong chúng ta có thể mắc một số lỗi đánh máy.
Tôi thấy việc nhập giá trị đầu tiên của mình vào ô đầu tiên trong cột đơn giản và chính xác hơn nhiều, ví dụ: ô A1, sau đó nhập số thứ hai vào ô A2. Sau đó, tôi chỉ cần thực hiện một số chuyển động và lựa chọn bằng chuột của mình và tôi có thể để Excel tự động điền vào phần còn lại của các ô mà tôi muốn đánh số. Miễn là hai mục nhập đầu tiên của tôi là chính xác thì số trong ô A3 phải chính xác, cũng như mọi thứ khác mà tôi đã chọn.
Cách Bật hoặc Tắt Xử lý Điền trong Excel 2010
Cách yêu thích của tôi để đánh số trong Excel là với ô điều khiển điền, mà chúng tôi đã đề cập ở trên nằm ở góc dưới cùng bên phải của một ô đã chọn.
Nhưng nếu chốt điền không có ở đó hoặc nếu bạn muốn ẩn nó đi, thì bạn có khả năng làm như vậy.
- Mở Excel.
- Nhấn vào Tập tin chuyển hướng.
- Chọn Tùy chọn cái nút.
- Chọn Trình độ cao chuyển hướng.
- Chọn hộp bên cạnh Bật tay cầm điền và kéo và thả ô để bật hoặc tắt tùy chọn.
Lưu ý rằng cài đặt này áp dụng cho ứng dụng Excel, không chỉ cho bảng tính hiện tại. Nếu bạn cần sử dụng lại chốt điền cho một bảng tính khác thì bạn sẽ cần bật lại hoặc tắt tùy chọn này một lần nữa.
Thông tin thêm về cách tự động đánh số trong Excel
Cửa sổ Tùy chọn Excel mở ra khi bạn nhấp vào nút Tùy chọn ở dưới cùng bên trái của menu Tệp bao gồm nhiều cách khác để tùy chỉnh trải nghiệm Excel của bạn. Ví dụ: bạn có thể thay đổi loại tệp mặc định để lưu bảng tính, bạn có thể thay đổi phông chữ mặc định, bạn có thể đặt một tùy chọn khác cho cách tính toán được thực hiện, v.v.
Mặc dù bài viết này tập trung chủ yếu vào việc tự động đánh số hàng trong Excel 2010, nhưng bạn cũng có thể sử dụng một phương pháp tương tự để đánh số cột.
Phương pháp sử dụng chốt điền để đánh số hàng hoặc cột Excel này cũng sẽ hoạt động trong các phiên bản khác của Microsoft Excel, chẳng hạn như Excel 2007, Excel 2013 hoặc Excel cho Office 365.
Nếu bạn đang tìm kiếm một số cách bổ sung để điền chuỗi trong Excel, thì bạn có thể muốn thử một bảng Excel. Bằng cách chọn một dải ô và chuyển nó thành một bảng thông qua tab Chèn, bạn sẽ có được một số tùy chọn bổ sung để sắp xếp số trong Excel.
Nếu bạn nhấp và kéo chốt điền xuống hoặc sang phải, thì Excel sẽ tăng số của nó. Nếu bạn kéo lên hoặc sang trái thì Excel sẽ giảm đánh số.
Nguồn bổ sung
- Điền vào một lựa chọn các ô có cùng giá trị trong Excel 2010
- Cách tự động đánh số cột trong Excel 2010
- Cách tạo tất cả các hàng có cùng chiều cao trong Excel 2010
- Cách phóng to ô trong Excel 2010
- Cách làm cho một hàng lớn hơn trong Excel 2010
- Cách lấy hàng lặp lại ở đầu - Excel 2010