Hầu hết các nhà cung cấp email và ứng dụng email phổ biến đều cung cấp cho bạn một cách để thêm chữ ký email vào cuối thư của bạn. Nếu bạn chưa bao giờ thiết lập chữ ký email trong Outlook 2010 hoặc bất kỳ ứng dụng email nào khác mà bạn đã sử dụng, thì bạn đang bỏ lỡ một cách đơn giản để đảm bảo rằng các liên hệ email có nhiều cách để liên hệ với bạn.
Học cách tạo chữ ký Outlook 2010 là một cách tuyệt vời để khiến bản thân trông chuyên nghiệp hơn, đồng thời đơn giản hóa thói quen sử dụng email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook 2010 để gửi email cho doanh nghiệp của mình, thì điều quan trọng là những người nhận được những email đó có thể liên hệ với bạn dễ dàng nhất có thể. Mặc dù rõ ràng là họ có thể chỉ gửi lại email của bạn, nhưng họ có thể muốn trò chuyện qua điện thoại với bạn, gửi thư thực cho bạn hoặc gửi fax.
Thay vì lãng phí thời gian gửi email yêu cầu thông tin này, bạn có thể đẩy nhanh quá trình bằng cách tạo chữ ký email trong Outlook 2010. Chữ ký Outlook 2010 của bạn sẽ được thêm vào cuối mỗi thư bạn gửi, điều này giúp bạn không cần phải nhập thủ công thông tin này cho mọi tin nhắn.
Chữ ký Outlook của bạn không chỉ cần là danh sách thông tin liên hệ của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin tiết lộ, tuyên bố từ chối trách nhiệm, hình ảnh hoặc thông tin quan trọng mà người nhận email của bạn có thể muốn biết.
Mục lục ẩn 1 Cách tạo Chữ ký trong Outlook 2010 2 Cách Tạo Chữ ký trong Outlook 2010 (Hướng dẫn kèm theo Hình ảnh) 3 Thông tin thêm về Cách Thiết lập Chữ ký trong Outlook 2010 4 Kết luận - Thiết lập Chữ ký Email trong Outlook 5 Nguồn Bổ sungCách tạo chữ ký trong Outlook 2010
- Tạo một tin nhắn email mới.
- Nhấn vào Chữ ký , sau đó chọn Chữ ký lựa chọn.
- Nhấn vào Mới nút dưới Chọn chữ ký để chỉnh sửa.
- Nhập tên cho chữ ký Outlook 2010, sau đó bấm VÂNG.
- Nhập thông tin chữ ký của bạn vào trường ở cuối cửa sổ, sau đó nhấp vào VÂNG khi bạn hoàn thành.
Bài viết của chúng tôi tiếp tục bên dưới với thông tin bổ sung về cách thiết lập chữ ký trong Outlook 2010, bao gồm hình ảnh của các bước này.
Cách tạo Chữ ký Outlook 2010 (Hướng dẫn kèm theo Hình ảnh)
Đây là một câu hỏi hầu như được hỏi bởi những người mới sử dụng Outlook 2010, hoặc email doanh nghiệp nói chung. Việc liên tục nhập cùng một thông tin vào cuối thư email là điều tẻ nhạt, dễ bị lỗi và do sự hiện diện của chức năng chữ ký trong Outlook, điều này vô nghĩa. Vì vậy, bạn có thể làm theo quy trình dưới đây để tìm hiểu cách tạo chữ ký trong Microsoft Outlook 2010.
Hướng dẫn này có thể chỉ cho bạn cách tạo danh sách phân phối trong Outlook nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người và đang tìm cách tránh thêm từng người trong số họ theo cách thủ công mỗi lần.
Bước 1: Bắt đầu bằng cách mở Outlook 2010.
Bước 2: Nhấp vào Email mới ở góc trên bên trái của cửa sổ để mở Nhắn cửa sổ.
Bạn chỉ cần các tùy chọn trên màn hình này. Bạn sẽ không thực sự gửi tin nhắn nếu bạn không muốn.
Bước 3: Nhấp vào Chữ ký biểu tượng trong Bao gồm phần của dải băng ở đầu cửa sổ, sau đó nhấp vào Chữ ký lựa chọn.
Bước 4: Nhấp vào Mới nút dưới Chọn chữ ký để chỉnh sửa , nhập tên cho chữ ký vào cửa sổ bật lên, sau đó nhấp vào VÂNG cái nút.
Chữ ký bạn vừa tạo sẽ được chọn, vì vậy bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh hình thức của nó. Trong hình ảnh dưới đây, tôi đã cấu hình một chữ ký giả.
Bước 5: Khi tất cả các cài đặt đã được áp dụng, hãy nhấp vào VÂNG ở cuối cửa sổ để lưu các thay đổi của bạn.
Sau đó, bạn có thể đóng thông báo email trống mà bạn đã mở trước đó.
Lần tiếp theo khi bạn gửi email, bạn sẽ được chào đón bằng một thông báo email tương tự như bên dưới, với chữ ký của bạn được điền sẵn trong cửa sổ.
Thông tin thêm về cách thiết lập chữ ký trong Outlook 2010
Bạn có thể nhấp vào bên trong Chỉnh sửa chữ ký phần của Chữ ký và Văn phòng phẩm cửa sổ và nhập nội dung của chữ ký email của bạn. Lưu ý các biểu tượng phía trên trường văn bản, vì chúng bao gồm các tùy chọn để thay đổi phông chữ, kích thước phông chữ, điều chỉnh văn bản và màu sắc. Cũng có Danh thiếp, Hình ảnh, và Siêu liên kết các tùy chọn nếu bạn muốn đưa một trong những mục đó vào chữ ký của mình. Ví dụ, tôi có thể bao gồm một liên kết đến www.solveyourtech.com ở cuối chữ ký của tôi.
Ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ này là các menu thả xuống ở bên phải của Các tin nhắn mới và Trả lời / chuyển tiếp. Chúng được liệt kê dưới dạng các tùy chọn trong phần “Chọn Chữ ký Mặc định” của menu.
Nếu bạn muốn bao gồm chữ ký của mình trên các loại thư đó, hãy nhấp vào menu thả xuống, sau đó chọn chữ ký mà bạn đã tạo. Lưu ý rằng tôi đã chọn đưa chữ ký của mình vào cả hai loại thư, nhưng bạn nên cân nhắc xem có cần thiết phải đưa chữ ký của mình vào thư trả lời và chuyển tiếp hay không. Điều này đặc biệt đúng với chữ ký dài hoặc chữ ký có hình ảnh vì chúng có thể làm tăng đáng kể kích thước thư email của bạn. Tuy nhiên, sự lựa chọn là tùy thuộc vào bạn và bạn luôn có thể thay đổi nội dung hoặc định dạng của chữ ký bạn muốn đưa vào các email mà bạn gửi.
Bạn có thể có nhiều chữ ký trong Outlook, vì vậy hãy thoải mái tạo nhiều chữ ký email nếu bạn không chắc mình muốn thêm chữ ký nào vào thư mới hoặc thư trả lời hoặc chuyển tiếp mà bạn nhập. Bạn luôn có thể nhấp vào nút Chữ ký trong tương lai để mở lại menu này và chọn chữ ký mà bạn cho là phù hợp nhất với tình huống. Điều này cũng cung cấp cho bạn khả năng thử nghiệm với một chữ ký email khác và xem liệu có chữ ký nào trông đẹp hơn hoặc tạo phản hồi tốt hơn từ các địa chỉ liên hệ của bạn hay không.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email và ứng dụng sẽ tự động xóa hình ảnh nhúng (chẳng hạn như hình ảnh mà bạn có thể thêm vào chữ ký của mình.) Trong một số trường hợp, hình ảnh đó có thể được đưa vào dưới dạng tệp đính kèm.
Bạn cũng có thể thêm liên kết vào chữ ký Outlook 2010 nếu bạn muốn cung cấp cho mọi người khả năng nhấp vào trang web của bạn hoặc bất kỳ trang trực tuyến nào khác mà bạn muốn đưa vào email bạn gửi.
Kết luận - Thiết lập Chữ ký Email trong Outlook
Nếu bạn thấy rằng bạn thường nhập chữ ký theo cách thủ công ở cuối hầu hết các email của mình, thì việc chọn tạo chữ ký trong Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm kha khá và giảm bớt những lỗi chính tả có thể mắc phải.
Khả năng tạo chữ ký của bạn trong ứng dụng hoặc thêm chữ ký nếu bạn đã có, có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và nó có thể giúp các liên hệ của bạn dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ của bạn, cũng như cung cấp nội dung bổ sung trong tin nhắn của bạn mà họ có thể sử dụng trong tìm kiếm.
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc tạo một chữ ký mới hoặc nếu bạn cần chọn các tùy chọn chữ ký mặc định dựa trên loại email bạn đang gửi, thì Outlook 2010 cung cấp cho bạn các công cụ để thực hiện mục tiêu đó.
Nguồn bổ sung
- Cách tạo chữ ký trong Outlook 2013
- Cách thêm siêu liên kết trong Outlook Signature - Outlook 2010
- Cách xóa chữ ký trong Outlook 2013
- Thay đổi cách tên của bạn xuất hiện trong Outlook 2010
- Làm thế nào để ngừng bao gồm chữ ký trên câu trả lời trong Outlook 2013
- Cách tạo chữ ký trong Outlook 2016