Cập nhật lần cuối: ngày 17 tháng 4 năm 2019
Việc in bảng tính trong Excel 2010 có thể gây khó chịu, đặc biệt nếu bảng tính của bạn sẽ in trên nhiều trang. Các cột phụ có thể chạy vào trang riêng của chúng, tiêu đề cột chỉ in trên trang đầu tiên và nhìn chung có thể khó liên kết một ô với một hàng hoặc cột một cách trực quan.
Làm việc trong văn phòng và tương tác với một số người đều sử dụng Excel ở các mức độ thành thạo khác nhau, tôi có thể nói rằng một trong những vấn đề lớn nhất mà hầu hết mọi người gặp phải liên quan đến cách mà bảng tính của họ trông khi họ hoàn thành và tạo sao chép. Cài đặt in mặc định hiếm khi lý tưởng cho những gì họ muốn và có rất nhiều thuật ngữ Excel rất giống nhau và có thể gây nhầm lẫn.
Nhưng có một số thay đổi đơn giản mà bạn có thể áp dụng cho bảng tính Excel của mình để bảng tính này in tốt hơn và người đọc của bạn dễ hiểu hơn.
In bảng tính Excel 2010 tốt hơn
Hướng dẫn này sẽ giải quyết một số lĩnh vực chính có thể hữu ích nhất để cải thiện bảng tính Excel được in. Các lĩnh vực này bao gồm:
- Ẩn các cột và hàng không cần thiết
- Thêm số trang vào cuối trang
- Điều chỉnh hướng trang
- Điều chỉnh khổ giấy
- Điều chỉnh lề
- In đường lưới
- Lặp lại hàng trên cùng trên mỗi trang
- Phù hợp với tất cả các cột của bạn trên một trang tính
Mặc dù điều này có vẻ nhiều, nhưng bạn thực sự có thể thực hiện gần như tất cả những thay đổi này từ một menu. Và một khi bạn cảm thấy thoải mái với nó, bạn có thể áp dụng tất cả những thay đổi này chỉ trong vài giây. Kết quả sẽ là một bảng tính hiển thị các tiêu đề cột ở đầu mỗi trang, dễ đọc và sẽ không yêu cầu bạn điều chỉnh kích thước cột theo cách thủ công để ngăn một cột thừa in trên trang của chính nó.
Ẩn các cột và hàng không cần thiết
Tôi thường thích bắt đầu ở đây, đặc biệt là khi tôi đang xử lý một bảng tính mà người khác đã tạo. Nó thường bao gồm thông tin không liên quan vì lý do bảng tính đang được in và chỉ hỗ trợ tạo ra sự nhầm lẫn.
Bạn có thể ẩn một hàng hoặc cột bằng cách nhấp chuột phải vào ký tự cột hoặc số hàng, sau đó nhấp vào Giấu lựa chọn.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về ẩn cột trong bài viết này.
Thêm số trang ở cuối trang
Đây có thể không phải là điều mà mọi người sẽ cần làm với bảng tính của họ, nhưng tôi nhận thấy rằng các bảng tính lớn thường có thể trông rất giống nhau từ trang này sang trang khác. Người đọc cũng có thói quen loại bỏ các mặt hàng ghim và tập trung vào các trang riêng lẻ, điều này có thể khiến bạn gần như không thể sắp xếp lại một bảng tính.
Bước 1: Nhấp vào Chèn ở đầu cửa sổ.
Bước 2: Nhấp vào Đầu trang & Chân trang bên trong Chữ phần của dải băng điều hướng.
Bước 3: Nhấp vào bên trong phần chân trang ở cuối trang mà bạn muốn thêm số trang.
Bước 4: Nhấp vào Số trang nút trong Phần tử đầu trang & chân trang phần của dải băng điều hướng.
Khi bạn đang ở chế độ xem này, bây giờ có thể là thời điểm tốt để thêm tiêu đề. Bạn có thể làm như vậy bằng cách chỉ cần nhấp vào bên trong phần tiêu đề nơi bạn muốn thêm thông tin của mình. Bất kỳ thứ gì bạn thêm vào tiêu đề đều lặp lại trên mọi trang, vì vậy đây là một nơi tốt để đặt tiêu đề cho bảng tính.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo tiêu đề trong Excel 2010 tại đây.
Để biết thêm thông tin về cách thêm số trang trong Excel 2010, bạn có thể đọc tại đây.
Điều chỉnh Hướng Trang
Phần này của hướng dẫn là khi chúng ta sẽ mở Thiết lập trang menu, chứa một số tùy chọn in khác nhau mà chúng tôi muốn điều chỉnh.
Tôi thấy rằng hầu hết các bảng tính mà tôi in trông đẹp hơn nhiều khi chúng được in theo hướng ngang. Đây rõ ràng là một sự lựa chọn sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của riêng bạn, nhưng là một cái gì đó rất đơn giản để thay đổi khi cần thiết.
Bước 1: Nhấp vào Bố trí trang ở đầu cửa sổ.
Bước 2: Nhấp vào Thiết lập trang ở góc dưới cùng bên phải của Thiết lập trang phần của dải băng điều hướng.
Bước 3: Nhấp vào hướng trang mà bạn muốn sử dụng.
Chúng tôi sẽ ở lại menu này trong phần còn lại của hướng dẫn, vì vậy đừng đóng nó lại!
Điều chỉnh khổ giấy
Nếu hầu hết các bảng tính của bạn in tốt hơn theo hướng ngang, thì đôi khi có thể có tài liệu thậm chí quá lớn so với điều đó. Một giải pháp tốt cho điều này là sử dụng giấy có kích thước hợp pháp, điều này sẽ cho phép bạn vừa với nhiều cột hơn trên một trang.
** Nhắc nhở - Menu này được truy cập bằng cách nhấp vào Bố trí trang , sau đó nhấp vào Thiết lập trang ở góc dưới cùng bên phải của Thiết lập trang phần của dải băng điều hướng. **
Bước 1: Nhấp vào menu thả xuống ở bên phải của Khổ giấy, sau đó nhấp vào khổ giấy mong muốn của bạn.
Điều chỉnh Lề
Điều chỉnh lề cho bảng tính của bạn thường được thực hiện vì bạn muốn phù hợp với nhiều thông tin hơn trên trang. Vì vậy, với mục đích của hướng dẫn này, ví dụ dưới đây của chúng tôi sẽ giảm lợi nhuận xuống một giá trị thấp hơn.
** Nhắc nhở - Menu này được truy cập bằng cách nhấp vào Bố trí trang , sau đó nhấp vào Thiết lập trang ở góc dưới cùng bên phải của Thiết lập trang phần của dải băng điều hướng. **
Bước 1: Nhấp vào Lợi nhuận ở đầu cửa sổ.
Bước 2: Nhấp vào mũi tên xuống dưới Bên trái để giảm kích thước lề, sau đó lặp lại cho Đúng, Đứng đầu và Đáy. Bạn sẽ nhận thấy rằng tôi chưa giảm lề của mình xuống 0, vì máy in của tôi gặp khó khăn khi in tài liệu mà không có lề. Điều này là phổ biến ở rất nhiều máy in, vì vậy bạn cũng có thể muốn xem xét việc sử dụng các kích thước lề trong hình ảnh bên dưới.
In đường lưới
Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất đối với bảng tính đã in và là thay đổi mà tôi thực hiện trên hầu hết mọi thứ mà tôi in từ Excel. Việc thêm đường lưới sẽ giúp người đọc dễ dàng phân biệt cột và hàng nào của ô, đồng thời có thể giúp giảm thiểu sai lầm.
** Nhắc nhở - Menu này được truy cập bằng cách nhấp vào Bố trí trang , sau đó nhấp vào Thiết lập trang ở góc dưới cùng bên phải của Thiết lập trang phần của dải băng điều hướng. **
Bước 1: Nhấp vào Tờ giấy ở đầu cửa sổ.
Bước 2: Chọn hộp bên trái của Gridlines.
Lặp lại hàng trên cùng trên mỗi trang
Đây là một cài đặt khác mà bạn có thể tận dụng để làm cho bảng tính của mình có tổ chức hơn. Việc in hàng trên cùng trên mỗi trang sẽ giúp người đọc dễ dàng biết ô đó thuộc cột nào, điều này sẽ giúp loại bỏ sai lầm.
** Nhắc nhở - Menu này được truy cập bằng cách nhấp vào Bố trí trang , sau đó nhấp vào Thiết lập trang ở góc dưới cùng bên phải của Thiết lập trang phần của dải băng điều hướng. **
Bước 1: Nhấp vào bên trong Các hàng lặp lại ở đầu cánh đồng.
Bước 2: Nhấp vào hàng mà bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang. Trong ví dụ này, tôi đang sử dụng hàng 1.
Nhấn vào VÂNG ở cuối cửa sổ để lưu tất cả các thay đổi mà chúng ta vừa thực hiện, vì chúng ta đã thực hiện xong với cửa sổ này.
Thay vào đó, nếu bạn muốn lặp lại một cột ở bên trái của mỗi trang, bạn có thể đọc cách thực hiện trong bài viết này.
Lắp tất cả các cột của bạn trên một trang
Đây là phần cuối cùng của hướng dẫn của chúng tôi và đó là một thay đổi mà chúng tôi sẽ thực hiện trực tiếp từ In thực đơn.
Bước 1: Nhấp vào Tập tin ở trên cùng bên trái của cửa sổ.
Bước 2: Nhấp vào In trong cột ở bên trái cửa sổ.
Bước 3: Nhấp vào Không được nhân rộng ở giữa cửa sổ, sau đó nhấp vào Điều chỉnh tất cả các cột trên một trang lựa chọn.
Bây giờ bạn sẽ có một bảng tính Excel sẽ in ở định dạng đơn giản, dễ đọc và sẽ thu hút người đọc của bạn. Nếu mọi thứ có vẻ chính xác trong Xem thử bản in ở phía bên phải của cửa sổ, sau đó bạn có thể nhấp vào In để bắt đầu in bảng tính được tối ưu hóa của bạn.
Nhiều tùy chọn mà chúng tôi thảo luận trong bài viết trên cũng sẽ hoạt động trong các phiên bản Excel mới hơn. Và mặc dù phần lớn các phần này liên quan đến việc sử dụng phần Thiết lập Trang, một số cài đặt này cũng có thể được thay đổi từ các vị trí khác.
Ví dụ: bạn có thể nhấp vào In tiêu đề nút trên Bố trí trang và chọn hàng trên cùng của bảng tính của bạn để in hàng trên cùng đó trên mọi trang.
Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để bao gồm đường lưới khi bạn in bằng cách đi tới Bố trí trang và nhấp vào In tùy chọn bên dưới Gridlines trong Tùy chọn trang tính phần của dải băng.
Bạn có muốn in một trang tính có các ô trống để làm danh sách kiểm tra hoặc kiểm kê thủ công không? Tìm hiểu cách thực hiện trong Excel 2010.