Bảng tính trong Excel thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu về khách hàng và nhân viên, và một số trường dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất trong những trường hợp này là tên của họ. Nếu thông tin của bạn đến từ cơ sở dữ liệu, thì có khả năng những tên này được tách thành họ và tên. Nhưng đôi khi bạn sẽ cần kết hợp họ và tên trong Excel từ các cột ban đầu này và viễn cảnh thực hiện điều đó theo cách thủ công có thể là điều bạn muốn tránh.
May mắn thay, có một công thức để kết hợp dữ liệu (tương tự như công thức trừ hoặc loại công thức khác so sánh các giá trị) mà bạn có thể sử dụng, công thức này sẽ cho phép bạn kết hợp họ và tên vào một ô trong Excel 2013. Đó là CONCATENATE và nó có thể rất hữu ích trong việc loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công không cần thiết.
Tóm tắt - Cách kết hợp họ và tên trong Excel
- Bấm vào bên trong ô mà bạn muốn hiển thị các tên được kết hợp.
- Loại
= CONCATENATE (XX, "", YY)vào phòng giam. Thay thế XX với vị trí ô của tên và thay thế YY với vị trí ô của họ. - nhấn đi vào trên bàn phím của bạn để hoàn thành công thức.
- Sao chép công thức vào phần còn lại của các ô trong cột, nếu cần.
Chúng tôi cũng giải thích các bước bên dưới bằng hình ảnh, nếu bạn muốn xem hướng dẫn ở định dạng đó.
Hợp nhất các ô họ và tên thành một ô trong Excel 2013
Các bước dưới đây sẽ sử dụng hàm nối để kết hợp ô có tên và ô có họ thành một ô. Nếu bạn xóa các ô ban đầu, được phân tách, thì dữ liệu trong ô kết hợp cũng sẽ bị xóa. Nếu bạn muốn xóa các ô ban đầu và giữ lại ô kết hợp, thì bạn sẽ cần sử dụng tùy chọn dán làm giá trị.
Chúng tôi sử dụng Microsoft Excel 2013 cho hướng dẫn này, nhưng các bước này cũng sẽ hoạt động trong hầu hết các phiên bản Excel khác.
Bước 1: Mở bảng tính của bạn trong Excel 2013.
Bước 2: Nhấp vào bên trong ô đầu tiên mà bạn muốn hiển thị dữ liệu kết hợp. Tôi đã tạo một cột tên đầy đủ mới cho mục đích này.
Bước 3: Nhập = CONCATENATE (XX, "", YY) vào phòng giam. Thay thế XX với vị trí ô của tên và thay thế YY với vị trí ô của họ.
Lưu ý rằng có một khoảng cách giữa các dấu ngoặc kép ở phần giữa của công thức. Thao tác này sẽ chèn một khoảng trống giữa họ và tên được kết hợp. Trong hình ảnh ví dụ bên dưới, công thức, như được hiển thị trong thanh công thức và ô, là = CONCATENATE (A2, "", B2)
Bước 4: Nhấn đi vào trên bàn phím của bạn để thực thi công thức. Bây giờ bạn sẽ thấy giá trị tên đầy đủ duy nhất ở bên phải của các cột tên riêng biệt.
Bước 5: Nhấp vào ô có công thức bạn vừa tạo, nhấp vào ô điều khiển điền ở góc dưới bên phải của ô, sau đó kéo nó xuống để điền tất cả các ô mà bạn muốn kết hợp tên. Lưu ý rằng bạn cũng có thể sao chép công thức sau đó dán vào các ô này để thay thế. Excel sẽ tự động cập nhật công thức để nó hiển thị các ô được kết hợp cho hàng đó.
Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1 - Tên kết hợp sẽ cập nhật nếu tôi thay đổi họ hoặc tên?
trả lời 1 - Có, ô chứa họ và tên sẽ cập nhật nếu bạn thực hiện thay đổi họ hoặc tên trong ô. Ô tên đầy đủ đang được điền bởi một công thức và một phần của công thức đó liên quan đến việc kiểm tra một ô được chỉ định cho giá trị hiện tại của nó.
Câu hỏi 2 - Có cách nào để tôi có thể cập nhật ô tên đầy đủ để ô này không thay đổi nếu tôi thực hiện thay đổi ở một trong các ô họ và tên không?
Câu trả lời 2 - Có, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách chọn tất cả các ô chứa giá trị mà bạn không muốn cập nhật, nhấn Ctrl + C để sao chép chúng, sau đó nhấp vào Dán trong ruy-băng và chọn Dán làm giá trị lựa chọn. Điều này sẽ thay thế các công thức bằng các giá trị của chúng.
Câu hỏi 3 - Tôi có thể tách một cột họ tên thành các ô Họ và Tên không?
Câu trả lời 3 - Có, bạn có thể làm điều này với Văn bản thành cột tùy chọn trên Dữ liệu chuyển hướng. Điều này giả định rằng tất cả các tên chỉ bao gồm hai từ.
- Chèn một cột trống vào bên phải của cột chứa họ và tên.
- Chọn cột chứa tên đầy đủ.
- Nhấn vào Dữ liệu chuyển hướng.
- Nhấn vào Văn bản thành cột lựa chọn.
- Chọn Phân định , sau đó nhấp vào Kế tiếp cái nút.
- Chỉ chọn Khoảng trống từ danh sách Dấu phân cách, sau đó nhấp vào Hoàn thành cái nút.
Lưu ý rằng bạn có thể có nhiều hơn một cột dữ liệu bổ sung nếu bất kỳ tên nào có ba từ. Excel chia dữ liệu thành các ô riêng biệt mỗi khi nó gặp một khoảng trắng. Nếu bạn có tên có nhiều hơn hai từ, bạn sẽ cần tạo thêm một cột trống cho bất kỳ tên nào có số từ cao nhất trong số tên đầy đủ của bạn. Sau đó, bạn sẽ cần kết hợp các cột phụ này lại thành các cột thích hợp cho nhu cầu của mình.
Câu hỏi 4 - Có công thức nào khác mà tôi có thể sử dụng để kết hợp họ và tên trong Excel ngoài công thức nối không?
Trả lời 4 - Có, bạn cũng có thể kết hợp họ và tên trong Excel bằng công thức dưới đây:
= XX & "" & YY
Lưu ý rằng khoảng trống duy nhất trong công thức là giữa các dấu và. Khoảng trống đó là những gì thêm khoảng cách giữa các tên trong trường tên đầy đủ. đảm bảo thay thế phần XX của công thức bằng ô chứa tên và phần YY của công thức bằng ô chứa họ.
Thủ thuật nhanh
Công thức nối này có thể được sửa đổi theo một số cách khác nhau nếu nhu cầu của bạn khác với nhu cầu mà chúng tôi đã tạo trong kết quả ở trên.
Ví dụ: nếu bạn không muốn họ và tên của mình được phân tách bằng dấu cách, bạn có thể thay thế bằng " " một phần của công thức với "." nếu bạn muốn một khoảng thời gian thay vì một khoảng trắng.
Công thức nối này cũng sẽ giúp sửa các trường tương tự khác mà bạn có thể tìm thấy trong bảng tính chứa họ và tên. Ví dụ: nếu bạn cần chuyển họ và tên thành địa chỉ email, bạn có thể sửa đổi mã thành = CONCATENATE (XX, YY, "@ gmail.com") và kết thúc bằng một địa chỉ email chứa họ và tên của người đó với miền email @ gmail.com được đính kèm.
Có rất nhiều công thức hữu ích khác trong Excel 2013. Tìm hiểu thêm về cách tạo công thức trong Excel để xem bạn có thể sử dụng những loại tùy chọn nào để thực hiện một số công việc của mình dễ dàng hơn một chút.