Số trong ngoặc đơn bên cạnh thư mục trong Outlook cho bạn biết có bao nhiêu thư chưa đọc. Sử dụng các bước sau để đánh dấu tất cả thư là đã đọc trong Microsoft Outlook 2010.
- Tìm danh sách thư mục ở bên trái cửa sổ.
- Xác định Hộp thư đến thư mục.
- Nhấp chuột phải vào Hộp thư đến thư mục.
- Chọn Đánh dấu tất cả như đã đọc từ menu lối tắt.
Bài viết này tiếp tục bên dưới với thông tin bổ sung và hình ảnh của các bước này.
Học cách đánh dấu tất cả thư của bạn là đã đọc trong Outlook 2010 là một khả năng cứu cánh cho bất kỳ ai sử dụng Outlook và muốn giữ cho hộp thư đến của họ sạch sẽ nhất có thể.
Mặc dù bạn có thể không muốn xóa hoặc sắp xếp lại tất cả các email trong hộp thư đến của mình, nhưng việc đọc tất cả chúng (hoặc ít nhất được đánh dấu là đã đọc) thường có thể làm giảm lo lắng và thường khiến bạn cảm thấy như bị cuốn vào công việc của mình.
Microsoft Outlook 2010 phân loại tất cả thư của bạn thành các thư mục khác nhau dựa trên các cài đặt mà bạn đã chọn trong khi thiết lập và sử dụng tài khoản của mình.
Trong mỗi thư mục đó, Outlook cũng phân loại thư là "đã đọc" và "chưa đọc". Nếu bạn nhìn vào số trong ngoặc đơn ở bên phải của mỗi tên thư mục, đó là số lượng thư chưa đọc trong thư mục đó. Trong khi việc đánh dấu tin nhắn là chưa đọc có thể không làm phiền một số người, nhưng những người khác lại cho rằng đó là một dấu hiệu không cần thiết cho thấy có tin nhắn đang chờ đọc.
May mắn thay, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng đánh dấu tất cả thư là đã đọc trong Outlook 2010, cho phép bạn dọn dẹp số lượng thư chưa đọc trong Outlook 2010.
Cách đánh dấu tất cả thư chưa đọc của bạn là đã đọc trong Outlook 2010
Nếu trước đây bạn đã xem qua từng thư trong Hộp thư đến Outlook của mình để đánh dấu chúng là đã đọc, thì bạn biết một hoạt động có thể tẻ nhạt như thế nào, đặc biệt nếu bạn có hàng trăm thư chưa đọc.
Một số lượng lớn thông báo thường xảy ra khi bạn thiết lập tài khoản mới trong Outlook hoặc chuyển tài khoản từ máy cũ. Tuy nhiên, hầu hết các thư được phân loại là chưa đọc đã thực sự được đọc, điều này có thể gây khó chịu khi bạn đọc đi đọc lại từng thư.
Outlook 2010 nhận ra rằng sự cố này có thể xảy ra và bao gồm một cách để tự động đánh dấu tất cả các thư trong Outlook 2010 là đã đọc.
Bước 1: Bắt đầu bằng cách khởi chạy Outlook 2010.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào thư mục trong cột ở phía bên trái của cửa sổ có chứa các thư chưa đọc mà bạn muốn đánh dấu là đã đọc.
Bước 3: Nhấp vào Đánh dấu tất cả như đã đọc lựa chọn.
Nếu bạn có nhiều thư chưa đọc trong thư mục này, có thể mất vài giây để Outlook đánh dấu tất cả thư. Ngoài ra, nếu bạn có các thư mục khác chứa thư mà bạn muốn đánh dấu là đã đọc, bạn sẽ cần thực hiện thủ công quy trình này cho từng thư mục này.
Tóm tắt - Cách đánh dấu tất cả là đã đọc trong Outlook 2010
- Tìm hộp thư đến của bạn trong danh sách thư mục ở bên trái cửa sổ.
- Nhấp chuột phải vào Hộp thư đến thư mục.
- Nhấn vào Đánh dấu tất cả như đã đọc lựa chọn.
Bạn có thể nhận thấy khi nhấp chuột phải vào các thư mục Outlook của mình, có một tùy chọn được gọi là Dọn dẹp thư mục. Hành động này cho phép bạn xóa các thư thừa có trong một thư mục. Điều này có nghĩa là bất kỳ cuộc hội thoại tin nhắn nào có trong một tin nhắn khác (chẳng hạn như tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp) sẽ bị xóa khỏi thư mục. Đây là một cách tuyệt vời để giảm thiểu kích thước của các thư mục dữ liệu của bạn mà không làm mất thông tin quan trọng.
Mặc dù các hướng dẫn trong bài viết này chủ yếu tập trung vào việc đánh dấu tất cả các thư là đã đọc trong hộp thư đến của bạn, nhưng phương pháp tương tự này có thể được áp dụng cho bất kỳ thư mục nào trong danh sách thư mục của bạn.
Ngoài ra, tùy thuộc vào việc bạn sử dụng thư POP hay IMAP, việc đánh dấu tất cả thư là đã đọc cũng có thể ảnh hưởng đến những thư đó ở các vị trí khác. Thiết lập thư POP thường bị hạn chế đối với máy nơi bạn đang làm việc, vì vậy, việc đánh dấu tất cả thư là đã đọc bằng tài khoản POP sẽ không ảnh hưởng đến các thiết bị khác.
Tuy nhiên, nếu tài khoản thư của bạn được thiết lập dưới dạng IMAP, thì việc đánh dấu tất cả các thư đó là đã đọc sẽ khiến chúng xuất hiện là đã đọc ở các vị trí khác mà bạn cũng có thể xem email của mình, chẳng hạn như điện thoại hoặc trong trình duyệt Web.
Có phải Outlook không kiểm tra email mới thường xuyên như bạn muốn không? tìm hiểu cách điều chỉnh cài đặt gửi và nhận trong Outlook 2010 nếu bạn muốn chương trình kiểm tra thường xuyên hơn hoặc ít hơn so với hiện tại.